Dokumenty stanowią podstawę funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Dziś nie muszą one przybierać wcale postaci kartki papieru. W dużej mierze zostają zastąpione ich elektroniczną wersją. Nie zmniejsza to jednak ich znaczenia. Zobacz na co warto zwrócić szczególną uwagę.

W Słowniku języka polskiego znajdziemy kilka definicji słowa “dokument”.

My skupiamy się na tych dwóch:
“materiał w postaci tekstu, fotografii lub jakikolwiek przedmiot, mający wartość dowodową lub informacyjną“,
“plik komputerowy zawierający informacje zapisane w odpowiednim formacie”.

Dokument – standaryzacja

Osiągnięcie jednocześnie wysokiej jakości we wszystkich tych punktach stanowi trudne wyzwanie dla pracowników. Jednym ze sposobów dochodzenia do sukcesu w tej dziedzinie jest zastosowanie standaryzacji dokumentów. Co należy rozumieć pod tym pojęciem? Zapewnienie jednakowego wyglądu, spójności zarówno treści jak i elementów graficznych, jasnych wytycznych dotyczących tego, co w danym dokumencie może się znajdować, a co nie oraz w którym miejscu.

W efekcie:

• Wszyscy pracownicy posługują się szablonami dokumentów, jednakowymi sposobami formatowania, identyfikacji, adresowania, jednakowymi zasobami graficznymi.
• Wszyscy korzystają z danych zdefiniowanych i pochodzących z tych samych źródeł.
• Wszyscy korzystają z przygotowanych przez upoważnione osoby fragmentów tekstów.
• Wskazane osoby są odpowiedzialne za treści informacyjne i merytoryczne umieszczane w gotowych blokach, które można wykorzystać wielokrotnie w różnych szablonach.
• Wskazane osoby są odpowiedzialne za wygląd, gramatykę, spójność, jasność, czytelność i logikę dokumentu.
• Przygotowane szablony obowiązują dla wszystkich pracowników.
• Poziom praw do edycji zależy od uprawnień pracownika.
• Szablony, które umożliwiają opcję interaktywnego tworzenia dokumentów.

Dokumenty stanowią podstawę funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa – dlatego warto poświęcać im uwagę.