Certyfikat – niezbędny załącznik

W każdej branży, gdzie kluczowe są normy jakościowe  jest wymagana dokumentacja. Certyfikaty nie tylko potwierdzają zgodność z przepisami, ale też dają gwarancję bezpieczeństwa i przydatności produktów i wyrobów.

W obrocie magazynowym certyfikaty mogą stanowić pewien problem. Niejednolita forma: papierowa i/lub elektroniczna, wymaga nakładów pracy związanych z porządkowaniem, wyszukiwaniem i dopasowywaniem właściwych dokumentów do przygotowywanego transportu.

Każda wysyłana z magazynu partia towarów, powinna być uzupełniona o kompletną dokumentację przeznaczoną dla odbiorcy.

Istotna część naszego rozwiązania to funkcjonalność, która pozwala na digitalizację certyfikatów i załączników.

Dostawcy dostarczają nam produkty wraz z odpowiednią dokumentacją. Jeżeli każdy z tych produktów ma indywidualny identyfikator, który go wyróżnia w stanach magazynowych, proponujemy narzędzie, które dzięki digitalizacji dokumentacji stworzy repozytorium certyfikatów i wszelkiego rodzaju załączników. Dokumentacja dostarczona przez dostawcę będzie jednoznacznie przypisana do identyfikatorów magazynowych. Centralne repozytorium tych certyfikatów jest następnie wykorzystywane w celu wspierania pracy magazynierów.

Magazynier, korzystając z urządzenia mobilnego, przygotowuje specyfikację produktów i wyrobów do wydania, opierając się na tworzonym dokumencie WZ.

Podczas wpisywania identyfikatora wyrobu, system automatycznie komunikuje się z centralnym repozytorium certyfikatów, sprawdzając, czy dla danego identyfikatora dostępne są przypisane certyfikaty lub inne załączniki. Jeśli tak – elektroniczne wersje tych dokumentów są natychmiast dołączane do opracowywanego dokumentu WZ.

W efekcie dokumentacja transportowa kompletowana jest automatycznie, bez potrzeby ręcznego wyszukiwania i łączenia certyfikatów – gotowa do wydania razem z towarem.

Aplikacja działa zarówno w trybie desktopowym, jak i mobilnym, zapewniając elastyczność i wygodę pracy na każdym etapie realizacji zamówienia.

Korzyści:

• Automatyzacja digitalizacji certyfikatów i załączników
• Kompletowanie dokumentacji handlowej.
• Automatyczne dołączanie certyfikatów, deklaracji, atestów, załączników
• Eliminacja ręcznego przeszukiwania i łączenia dokumentów magazynowych z załącznikami
• Redukcja błędów w tworzonej dokumentacji magazynowej
• Usprawnianie komunikacji pomiędzy handlowcem a magazynierem
• Obsługa zamówień w czasie rzeczywistym
• Pełna transparentność i efektywność procesu sprzedaży i logistyki

Podsumowując

System automatycznie digitalizuje i przetwarza certyfikaty oraz załączniki. Wyodrębnia tylko istotne dane wymagane w dokumentach magazynowych i transportowych – takich jak, WZ-ki czy specyfikacje. Umożliwia to szybkie, precyzyjne i zgodne z wymaganiami kompletowanie dokumentacji.