ESG – Papier czy cyfrowo?

Jak zmieniają się nawyki klientów w czasach ESG

Coraz częściej mówimy o zrównoważonym rozwoju, redukcji CO₂ i oszczędzaniu zasobów. W erze ESG (Environmental, Social, Governance) wybór pomiędzy papierem, a dokumentami cyfrowymi staje się nie tylko kwestią wygody, ale również strategii biznesowej i wizerunku firmy. Klienci, inwestorzy i urzędnicy oczekują, że przedsiębiorstwa będą świadomie zarządzać swoimi procesami dokumentowymi.

Ale jak w praktyce wygląda transformacja? Czy papier rzeczywiście odchodzi do lamusa? I jakie rozwiązania sprawdzają się najlepiej w organizacjach, które chcą pogodzić wymogi ESG z realnymi potrzebami biznesu?

Dlaczego ESG wpływa na zarządzanie dokumentami?

Wdrożenie strategii ESG oznacza konieczność:

• raportowania zużycia papieru, energii i emisji,
• optymalizacji procesów, aby ograniczyć ślad węglowy,
• wdrażania transparentnych praktyk, które budują zaufanie klientów.

Dokumenty jako wskaźnik ESG
Każdy wydruk, każdy transport segregatora czy archiwum papierowego to realne obciążenie dla środowiska. Z pozoru drobne rzeczy – takie jak codzienne faktury, raporty czy umowy – w skali roku przekładają się na setki tysięcy stron papieru i równocześnie znaczące zużycie energii.

Przykład:
Firma średniej wielkości, zatrudniająca 200 osób, drukuje średnio 1,5 mln stron rocznie. To odpowiada 180 drzewom i kilku tonom emisji CO₂.

Cyfryzacja dokumentów – główny kierunek zmian

• Redukcja ilości wydruków
  Firmy coraz częściej ograniczają druk do minimum. Faktury, umowy czy raporty przesyła się w wersji cyfrowej, a systemy podpisów elektronicznych stają się standardem.

• Wdrożenie systemów DMS (Document Management System)
  Systemy DMS pozwalają na:
  • centralne przechowywanie dokumentów,
  • dostęp zdalny z poziomu chmury,
  • workflow i automatyzację procesów,
  • pełną kontrolę wersji i historii edycji.

• Optymalizacja procesów logistycznych
  Digitalizacja dokumentów oznacza mniej przesyłek kurierskich i jednocześnie mniej archiwów papierowych. To bezpośrednio przekłada się na redukcję emisji CO₂ i oszczędności kosztowe.

Papier nie znika całkowicie – i dobrze! Choć cyfryzacja jest głównym trendem, papier równocześnie odgrywa ważną rolę.

• Gdzie papier wciąż jest niezastąpiony?
  • Dokumentacja prawna – oryginały z podpisami własnoręcznymi.
  • Komunikacja tradycyjna z klientami – część klientów, preferuje korespondencję papierową.
  • Backup dokumentów – w sytuacjach kryzysowych papier bywa bardziej niezawodny niż serwer w chmurze.

• Hybrydowe podejście
  Najskuteczniejsze firmy łączą cyfrowe workflow z ograniczonym, ekologicznym drukiem – tylko tam, gdzie jest to absolutnie konieczne.

Jak zrównoważyć druk i cyfryzację?

• Ekologiczny druk
  • papier z recyklingu,
  • atramenty bio i tonery odnawialne,
  • drukarki energooszczędne.

• Cyfrowy workflow
  • masowe procesy (faktury, raporty, HR) w pełni elektroniczne,
  • podpis elektroniczny,
  • integracja z systemami ERP i CRM.

• Transparentna komunikacja z klientem
  • oferowanie wyboru: papier czy e-dokument,
  • edukowanie o wpływie ekologii na codzienność,
  • promowanie świadomej decyzji.

Case study

Firma X (branża produkcyjna, 500 pracowników) w 2023 r. stanęła przed koniecznością ograniczenia śladu węglowego. Analiza wykazała, że aż 30% zużycia papieru generowały działy HR i finansowy.

• Co zrobiono?
  • wprowadzono podpis elektroniczny,
  • faktury przesunięto w całości do systemu DMS,
  • komunikację wewnętrzną przeniesiono do intranetu.

• Efekty po roku:
  • redukcja zużycia papieru o 65%,
  • oszczędność 120 tys. zł na materiałach biurowych i drukarkach,
  • poprawa wizerunku ESG i lepsza pozycja w rozmowach z partnerami biznesowymi.

Korzyści z cyfryzacji dokumentów w erze ESG

Oszczędności finansowe – mniej papieru, tuszu, energii, archiwizacji.
Redukcja emisji CO₂ – realny wpływ na wskaźniki ESG.
Większa efektywność – szybsze procesy, mniej błędów, automatyzacja.
Bezpieczeństwo danych – szyfrowanie, autoryzacja, backup w chmurze.
Lepszy wizerunek – firma jako odpowiedzialny partner biznesowy.

 Jak wdrożyć zrównoważony obieg dokumentów?

1. Przeprowadzamy audyt obecnych procesów – ile drukujemy, gdzie i dlaczego.
2. Wybieramy obszary do cyfryzacji – HR, finanse, sprzedaż.
3. Wdrażamy system DMS z możliwością workflow.
4. Stosujemy podpis elektroniczny w umowach i dokumentach wewnętrznych.
5. Ograniczamy druk do niezbędnego minimum i stosujemy druk ekologiczny.
6. Informujemy klientów o możliwości wyboru – papier lub e-dokument.
7. Raportujemy efekty w ramach działań ESG.

ESG – najczęściej zadawane pytania (FAQ)

• Czy całkowita rezygnacja z papieru jest możliwa?
  Nie w każdej branży – prawo wciąż wymaga oryginałów podpisanych ręcznie. Najlepszym rozwiązaniem jest model hybrydowy.

• Czy system DMS jest drogi?
  Koszt zależy od wielkości firmy, ale oszczędności na druku i archiwizacji zwykle zwracają inwestycję w ciągu 12–18 miesięcy.

• Czy klienci akceptują e-dokumenty?
  Tak – zwłaszcza młodsze pokolenia. Warto jednak zawsze dać wybór.

• Jak raportować redukcję papieru w ESG?
  Wystarczy monitorować zużycie papieru i liczbę dokumentów cyfrowych – dane można uwzględniać w raportach niefinansowych.

• Co z bezpieczeństwem danych w chmurze?
  Systemy DMS oferują szyfrowanie i autoryzację dostępu, co zwykle jest bezpieczniejsze niż tradycyjny segregator w biurze.

Podsumowując ESG zmienia sposób, w jaki myślimy o dokumentach. Wybór pomiędzy papierem, a cyfrowymi rozwiązaniami to już nie tylko kwestia wygody, ale strategiczny element zarządzania firmą. Najlepiej zarządzane firmy stosują model hybrydowy: automatyzują większość procesów, a papier wykorzystują tylko tam, gdzie jest to konieczne. Dzięki temu redukują koszty, jednocześnie poprawiają wizerunek i spełniają wymogi ESG.

Więcej informacji o rozwiązaniach znajdziecie Państwo na naszych stronach internetowych.