Aby dokument PDF mógł być uznany za dostępny dla osób niepełnosprawnych, musi spełniać szereg wymagań technicznych i funkcjonalnych. W szczególności wymagania te powinny umożliwiać, czytnikom ekranu (używanym przez osoby niewidome lub niedowidzące) i innym technologiom wspomagającym, łatwą nawigację po dokumencie. Dokumenty muszą być zgodne ze standardem PDF/UA (Universal Accessibility), który jest międzynarodowym standardem ISO dotyczącym dostępności plików PDF.

Wymagania techniczne

• Struktura i znaczniki semantyczne, znaczniki nagłówków i akapitów – dokument musi być ustrukturyzowany przy użyciu odpowiednich znaczników – tagowanie.
• Spis treści – jeśli dokument jest długi, należy dołączyć interaktywny spis treści.
• Tekst alternatywny dla obrazów – każdy obraz w dokumencie musi mieć tekst alternatywny opisujący jego zawartość lub funkcję.
• Logiczna kolejność czytania – treść dokumentu musi być zgodna z logiczną kolejnością czytania, co oznacza, że ​​tekst musi być zorganizowany w taki sposób, aby czytniki ekranu mogły odczytać informacje we właściwej kolejności.
• Tekst do wyboru – cały tekst musi być możliwy do wyboru, tzn. musi być prawdziwym tekstem (a nie obrazem tekstu). Jeśli plik PDF jest oparty na skanie fizycznego dokumentu, musi zostać przekonwertowany na tekst.
• Dostępne tabele – tabele muszą być poprawnie oznaczone. Nagłówki tabeli muszą być zidentyfikowane i poprawnie skojarzone z odpowiednimi komórkami.
• Opisowe hiperłącza – wszystkie łącza w pliku PDF muszą być jasne i opisowe. Zamiast ogólnego łącza, takiego jak „kliknij tutaj”, tekst łącza powinien wskazywać miejsce docelowe lub działanie.
• Język dokumentu – główny język dokumentu musi być określony we właściwościach pliku PDF. Dzięki temu technologie wspomagające mogą używać prawidłowej wymowy języka dokumentu.
• Metadane – metadane pliku PDF powinny zawierać istotne informacje, takie jak tytuł, autor, temat i słowa kluczowe, aby ułatwić indeksowanie zawartości dokumentu.
• Brak migających lub animowanych elementów – plik PDF nie powinien zawierać niczego, co miga lub zmienia się nieoczekiwanie, ponieważ może to być uciążliwe dla użytkowników, a nawet powodować drgawki u osób z pewnymi schorzeniami.

Uwagi ogólne

Cyfrowa dostępność wymusza również odejście, od dotychczas wykorzystywanego w tradycyjnym druku, formatu A4 na rzecz bardziej zróżnicowanych formatów. Jest to konsekwencją rozwoju digitalizacji, która obejmuje nie tylko dokumenty z tradycyjnych fizycznych kanałów emisyjnych, ale również wszystkie pozostałe cyfrowe kanały wyjściowe (www, e-mail, SMS, MMS itd.).

Cyfrowa dostępność to cecha plików PDF stworzonych tak, by technologie wspomagające mogły przedstawiać zawarte w nich treści w sposób zrozumiały dla wszystkich użytkowników, również z niepełnosprawnościami. Czytnik ekranu może ułatwić niewidomemu przeglądanie treści z wykorzystaniem zmysłu słuchu z zachowaniem logiki, kolejności i wagi informacji. Występujące w dokumencie obiekty, inne niż tekstowe, dzięki tekstom alternatywnym są prezentowane w sposób opisowy.

Format PDF/UA (UA = „Universal Accessibility”) jest obecnie standardem tworzenia dostępnych dokumentów PDF. Norma ISO 14289-1, znana jako PDF/UA, została opublikowana latem 2012 r.

Cyfrowa dostępność wymaga by do pliku w dotychczasowym formacie PDF dodawać tagi. Pozwala to ustrukturyzować przetwarzany dokument.

Tagi w pliku PDF pozwalają opisać i wyspecyfikować logiczną strukturę dokumentu: nagłówki, akapity, listy i tabele. Ułatwia to nawigację i rozumienie treści. Tagi można dodawać podczas tworzenia dokumentu lub później, wykorzystując do tego specjalistyczne oprogramowanie.

Ręczne tagowanie, w celu nadania dokumentowi cech cyfrowej dostępności, oferowane jest przez różnych dostawców. Istnieją również narzędzia pozwalające automatyzować ten proces w stosunku do nowych jak również do archiwizowanych dokumentów niezależnie od ich wieku i formatu.