Zarządzanie dokumentami – najczęstsze błędy

Jak ich uniknąć?

Złe zarządzanie dokumentami to chaos, opóźnienia, dodatkowe koszty i ryzyko utraty danych. W dobie cyfryzacji, ESG i rosnących wymagań prawnych, sprawny obieg dokumentów jest fundamentem działania każdej firmy.

Problem polega na tym, że wszyscy popełniamy te same błędy. Często wynikają one z przyzwyczajeń, braku procedur lub odkładania digitalizacji „na później”.

Pokazujemy:

• jakie błędy w zarządzaniu dokumentami są najczęstsze,
• jakie konsekwencje niosą dla biznesu,
• jak krok po kroku ich uniknąć,
• jakie technologie i procedury pomagają wprowadzić porządek i oszczędności.

Po pierwsze: Brak centralizacji dokumentów

Bez wątpienia, jednym z najczęstszych problemów są dokumenty rozproszone po różnych folderach, komputerach pracowników czy pendrive’ach to prosta droga do:

• utraty danych,
• nieaktualnych wersji dokumentów,
• chaosu przy kontroli lub audycie.

Podsumowując

• mamy długi czas poszukiwania dokumentu,
• często brakuje dostępu do dokumentów dla kluczowych osób,
• równocześnie ryzykujemy utratę kontraktu z powodu opóźnień.

Proponowane rozwiązanie

• wdrożenie systemu DMS (Document Management System),
• centralne repozytorium w chmurze,
• określenie jasnych procedur dostępu i wersjonowania.

Po drugie: Zbyt dużo papieru w erze cyfrowej

Wciąż drukujemy dokumenty „na wszelki wypadek” – umowy, faktury, raporty. To generuje koszty i spowalnia procesy. Jednocześnie ponosimy wysokie koszty papieru, tonerów i archiwizacji. Nie wspominając o trudnościach podczas pracy zdalnej (brak dostępu do dokumentów). Zostawiamy dodatkowy ślad węglowy, który obciąża raporty ESG. Możliwe rozwiązanie to digitalizacja dokumentów wraz z obiegiem elektronicznym (workflow) oraz podpisem elektronicznym zamiast drukowania umów.

Po trzecie: Brak procedur bezpieczeństwa

Dokumenty często zawierają dane wrażliwe: dane osobowe, finansowe, kontrakty. Ich utrata lub wyciek może oznaczać milionowe kary i utratę reputacji. W konsekwencji ryzykujemy naruszenia RODO, potencjalnie możemy ponieść straty finansowe lub utracić zaufanie klientów. Rozwiązanie to szyfrowanie dokumentów, autoryzacja dostępu, regularne kopie zapasowe w chmurze i offline, szkolenia dla pracowników w zakresie cyberbezpieczeństwa.

Po czwarte: Brak kontroli wersji dokumentów

Gdy kilka osób jednocześnie pracuje nad jednym dokumentem, łatwo o pomyłki: różne wersje, brak aktualnych danych, niespójność komunikacji. Podejmujemy błędne decyzje biznesowe jednocześnie narażamy  się na konflikty między pracownikami oraz opóźnienia w projektach. Rozwiązaniem może być system workflow z możliwością śledzenia wersji, automatyczne zapisy zmian, przypisanie odpowiedzialności za dokumenty (właściciel dokumentu).

Po piąte: Brak integracji systemów

Gdy korzystamy z kilku systemów (ERP, CRM, poczta, magazyn), ale nie są one zintegrowane. Dokumenty trzeba ręcznie przenosić między systemami. W konsekwencji duplikujemy pracę, zwiększamy ryzyko błędów jednocześnie narażamy się na stratę czasu i pieniędzy. W rzeczywistości wystarczy: integracja systemów (API, moduły połączeń) oraz jednolity system obiegu dokumentów w całej organizacji, automatyzacja procesów między działami.

Po szóste: Brak polityki retencji dokumentów

Często przechowujemy wszystkie dokumenty „na zawsze”. Tym samym powodujemy: przepełnienie archiwów papierowych, włącznie z niepotrzebnym zwiększeniem kosztów chmury. W wyniku tego zwiększamy ryzyko przechowywania nieaktualnych danych wrażliwych. W konsekwencji ponosimy większe ryzyko wycieku, mamy chaos przy audytach oraz dodatkowe koszty przestrzeni i serwerów. Rozwiązaniem może być: ustalenie polityki retencji (jak długo przechowujemy dany typ dokumentu) wraz z regularnym czyszczeniem archiwów, zgodnie z wymogami prawnymi (np. podatkowymi).

Case study: Firma Z – porządkowanie obiegu dokumentów

Firma Z (branża usługowa, 250 pracowników) miała problem z rozproszonymi dokumentami. Faktury znajdowały się w skrzynkach mailowych, umowy w segregatorach w różnych oddziałach, a dokumenty HR w osobnych folderach.

Działania:

• wdrożono zarządzanie dokumentami (systemu DMS) z centralnym repozytorium,
• zintegrowano system z ERP i CRM,
• wprowadzono workflow do zatwierdzania umów i faktur.

Rezultaty:

• skrócenie czasu wyszukiwania dokumentów z 30 minut do 2 minut,
• oszczędność 100 tys. zł rocznie na drukach i archiwizacji,
• większe bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO.

Zarządzanie dokumentami – dobre praktyki w podsumowaniu

• Centralizacja –mamy jedno repozytorium dokumentów.
• Cyfryzacja – wprowadzamy dokumenty elektroniczne zamiast papierowych.
• Bezpieczeństwo – szyfrujemy, autoryzujemy, robimy backup.
• Kontrola wersji – workflow z historią zmian.
• Integracja – łaczymy systemy ERP, CRM, DMS.
• Polityka retencji – przechowujemy dokumenty tylko tak długo, jak trzeba.
• Edukacja pracowników – szkolimy z procedur i narzędzi.

Uporządkowane zarządzanie dokumentami – korzyści

• Niższe koszty – mniej papieru, mniej błędów, mniej strat.
• Większa efektywność – szybsze procesy, łatwiejszy dostęp do danych.
• Bezpieczeństwo i zgodność z prawem – ochrona danych, zgodność z RODO i ESG.
• Lepsza współpraca w firmie – każdy pracownik pracuje na tych samych dokumentach.
• Lepszy wizerunek – firma nowoczesna i odpowiedzialna.

 Zarządzanie dokumentami – jak wdrożyć dobry system?

• Robimy audyt obecnych procesów dokumentowych.
• Wybieramy system DMS dopasowany do wielkości firmy.
• Integrujemy go z innymi systemami (ERP, CRM, HR).
• Wprowadzamy workflow i kontrolę wersji dokumentów.
• Ustalamy politykę bezpieczeństwa i retencji.
• Szkolimy pracowników.
• Monitorujemy i raportujemy efekty.

Zarządzanie dokumentami – najczęstsze pytania (FAQ)

• Czy system DMS jest potrzebny w małej firmie?
  Tak – nawet kilka osób może gubić dokumenty. Proste rozwiązania chmurowe są tanie i łatwe w obsłudze.

• Czy wdrożenie DMS jest skomplikowane?
  Nie – większość systemów można wdrożyć w ciągu kilku tygodni.

• Czy papier można całkowicie wyeliminować?
  Nie zawsze, ale można go ograniczyć do minimum (umowy prawne, backupy).

• Jak przekonać pracowników do cyfryzacji?
  Pokazać im realne korzyści: szybsze procesy, mniej chaosu, łatwiejsza praca zdalna.

• Czy zarządzanie dokumentami ma wpływ na ESG?
  Tak – mniej papieru i energii oznacza niższy ślad węglowy, co można raportować w ESG.

Najczęstsze błędy w zarządzaniu dokumentami wynikają z naszych przyzwyczajeń i braku systemów. Opierając się na papierze i chaotycznych procedurach, narażamy się na straty finansowe, ryzyko prawne i utratę konkurencyjności.

Rozwiązanie wydaje się proste: centralizacja, cyfryzacja, bezpieczeństwo i edukacja pracowników. To fundament nowoczesnego zarządzania dokumentami – zgodnego z ESG i przygotowanego na wyzwania przyszłości.

Więcej informacji na temat proponowanych przez nas rozwiązań znajdziecie Państwo na naszych stronach internetowych.