Dostępność cyfrowa – przetwarzanie dokumentów zarchiwizowanych
Przetwarzanie dokumentów zarchiwizowanych
Przetwarzanie dokumentów archiwalnych bez względu na ich format i wiek stanowi odrębny temat. W zasadzie możemy sobie wyobrazić, że odbywa się według przedstawionego poniżej schematu.
Warunkiem poprawnej analizy i skutecznego przetworzenia do formatu PDF/UA jest dostęp do „tekstowej” postaci tekstów zawartych w dokumentach. Skuteczną metodą jest przetworzenie dokumentu archiwalnego, w pierwszym kroku do formatu PDF/A, a dalej zgodnie z regułami tagowania do docelowego formatu PDF/UA.
Przetwarzanie archiwów i dokumentów w nich zmagazynowanych może odbywać się na kilka sposobów. O ich wyborze decyduje użytkownik oceniając swoje potrzeby i możliwości. Należy pamiętać o obowiązującej zasadzie: nie każdy dokument w archiwum musi być dostępny cyfrowo, ale użytkownik proszący o określony dokument musi uzyskać go w formie dostępnej cyfrowo.
Biorąc pod uwagę różnorodność możliwych sytuacji można przyjąć, trzy podstawowe propozycje postępowania:
- Metoda mieszana zakłada migrację części najbardziej eksploatowanej archiwów do nowej postaci, oraz przetwarzanie „na żądanie” dla rzadziej wykorzystywanych dokumentów.
- Migracja całego archiwum do nowego z konwersją wszystkich dokumentów do wymaganej postaci. Realizowane jest to w oparciu o procesy wsadowe (masowe).
- Konwersja wykonywana „na żądanie” – dokument żądany przez użytkownika jest odszukiwany w archiwum, przetwarzany na bieżąco i we właściwym formacie i formie dostarczany do adresata.
