Automatyzacja workflow to skrócenie czasu przygotowania zleceń o 40%
Automatyzacja workflow to skrócenie czasu przygotowania zleceń o 40%
Automatyzacja workflow to w wielu firmach jedno z największych wyzwań pochłaniających czas czyli: czynności wykonywanych jeszcze przed uruchomieniem produkcji: przyjmowanie plików, weryfikacja, przygotowanie zleceń, komunikacja z klientem czy przekazywanie informacji między działami.
Przedstawiamy historię jednej z polskich firm produkcyjnych z branży poligraficznej.
Ze względu na obowiązujące umowy o poufności nie ujawniamy jej nazwy, jednak opisane wyzwania są dobrze znane wielu przedsiębiorstwom. Firma realizowała kilkaset zleceń miesięcznie. Każde z nich wymagało ręcznej obsługi przez pracowników przygotowalni a jednocześnie proces obejmował:
- odbiór plików od klienta,
- kontrolę poprawności materiałów,
- sprawdzenie parametrów produkcyjnych,
- przekazanie informacji do odpowiednich działów,
- przygotowanie dokumentacji produkcyjnej.
Choć każdy etap był dobrze znany pracownikom, całość zajmowała dużo czasu i wymagała wielu powtarzalnych czynności. Analiza procesów pokazała, że większość opóźnień nie wynikała z błędów technologicznych, lecz z ręcznej obsługi informacji. Pracownicy wielokrotnie przepisywali te same dane, wyszukiwali pliki, wysyłali wiadomości e-mail oraz sprawdzali, czy wszystkie materiały zostały dostarczone. Każde dodatkowe kliknięcie wydawało się niewielkim problemem. Jednak przy setkach zleceń miesięcznie przekładało się na dziesiątki godzin pracy. Firma zdecydowała się uporządkować cały proces przygotowania produkcji.
Automatyzacja workflow pozwoliła między innymi na:
- automatyczne sprawdzanie poprawności plików,
- standaryzację procesu przyjmowania zleceń,
- automatyczne tworzenie dokumentacji produkcyjnej,
- elektroniczny obieg informacji między działami,
- eliminację wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.
Najważniejszy był jednak fakt, że pracownicy mogli skupić się na zadaniach wymagających doświadczenia, zamiast wykonywać powtarzalne czynności administracyjne.
Po kilku miesiącach od wdrożenia firma odnotowała:
- skrócenie czasu przygotowania zleceń o około 40%,
- ograniczenie liczby błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych,
- szybsze przekazywanie prac do produkcji,
- lepszą kontrolę nad statusem każdego zlecenia,
- większą przewidywalność terminów realizacji.
Co istotne, wzrost efektywności udało się osiągnąć bez zwiększania liczby pracowników.
Nowoczesna automatyzacja workflow nie zastępuje ludzi. Przejmuje zadania, które są powtarzalne, czasochłonne i podatne na pomyłki. Dzięki temu obsługa może koncentrować się na jakości, obsłudze klientów oraz rozwiązywaniu niestandardowych problemów, zamiast powtarzać rutynowe operacje. Automatyzacja workflow nie jest rozwiązaniem zarezerwowanym wyłącznie dla największych klientów. Coraz częściej wdrażają ją również średnie i mniejsze firmy, które chcą zwiększyć wydajność bez rozbudowywania swojego zespołu.
Największe korzyści przynosi dobrze zaprojektowany proces, w którym informacje przepływają automatycznie, a pracownicy mogą skupić się na tym, co naprawdę tworzy wartość dla klienta.
